Máy chấm công thẻ: 05 Hạn chế và giải pháp thay thế

Giải pháp chấm công hiệu quả cho doanh nghiệp là gì? Bảng chấm công thủ công dễ bị đánh cắp thời gian, nhưng máy chấm công thẻ cũng có thể gian lận.

Buddy punching là một hình thức gian lận ăn cắp thời gian điển hình khi một công ty sử dụng máy chấm công. Một giải pháp thay thế tốt hơn là sử dụng máy chấm công sinh trắc học sử dụng các thuộc tính sinh học của con người để xác định và ghi lại sự tham gia.

Nếu công ty của bạn vẫn dựa vào máy chấm công thẻ từ, đã đến lúc bạn cần thay thế. Bài viết này sẽ khám phá những bất lợi khi sử dụng máy chấm công và đưa ra giải pháp thay thế đáng tin cậy.

Máy chấm công là gì?

Máy chấm công là hệ thống được thiết kế để xác minh danh tính của một người và ghi lại thời gian vào và ra. Hầu hết các thiết bị chấm công đều sử dụng thẻ ID của nhân viên để ra vào cơ sở công ty và ghi lại thời gian vào. Những thẻ này có thông tin như ID nhân viên, tên nhân viên và các mã định danh duy nhất khác để xác định chính xác người đó.

Máy chấm công phụ thuộc vào phần cứng và yêu cầu lắp đặt tại chỗ. Máy chấm công có thể có nhiều biến thể, nhưng các phiên bản sinh trắc học như máy chấm công vân tay là loại được sử dụng phổ biến nhất.

Đặc điểm của các loại máy chấm công

Máy chấm công thẻ dễ thao tác vì không cần thông tin sinh trắc học của người dùng để xác định danh tính, bất kỳ ai có thẻ ID nhân viên đều có thể chấm công cho người đó. Đây là phương pháp chấm công dễ gian lận nhất.

Trong khi máy chấm công sinh trắc học sử dụng dấu vân tay, mống mắt và số đo bàn tay có thể giảm đáng kể tình trạng gian lận chấm công, nhưng chúng không hợp vệ sinh.

Sau đại dịch, chúng ta càng cảnh giác hơn với vấn đề ngăn chặn vi khuẩn virus. Do đó các doanh nghiệp cần máy chấm công có thể ghi lại thời gian mà không cần tiếp xúc vật lý, chẳng hạn như hệ thống chấm công nhận dạng khuôn mặt .

Với vân tay, hệ thống chấm công sinh trắc học vân tay kém hiệu quả hơn đối với các ngành công nghiệp như khai thác mỏ và sản xuất. Trong các ngành công nghiệp như vậy, ngón tay của công nhân thường bị bẩn do dầu, mỡ, bụi bẩn và mồ hôi. Điều này cản trở cảm biến vân tay để nhận dạng.

Máy chấm công hoạt động như thế nào?

Mục đích của máy chấm công là thu thập dữ liệu và chấm công nhân viên dựa trên các quy tắc được xác định trong hệ thống.

Tùy thuộc vào kiểu máy, việc chấm công sẽ được ghi lại cùng với thời gian một cách tự động. Các cảm biến là cốt lõi của máy chấm công nhân viên, giúp nhận dạng người dựa trên dữ liệu đầu vào (thẻ căn cước, dấu vân tay, mống mắt, giọng nói, v.v.).

Máy chấm công đọc thẻ có cảm biến đọc dữ liệu trên chip được nhúng trong thẻ ID của nhân viên. Chip lưu trữ dữ liệu ID và tên của nhân viên để cho phép máy chấm công nhận dạng người đó và ghi lại sự tham gia của họ.

Máy chấm công sinh trắc học tinh vi hơn nhiều với các cảm biến thẻ. Ví dụ, máy chấm công vân tay hoạt động ở hai cấp độ. Đầu tiên, nó ghi lại dấu vân tay của nhân viên khi họ đặt ngón tay lên cảm biến. Thứ hai, dữ liệu đầu vào được so sánh với các mẫu vân tay đã đăng ký trước đó trong máy.

Máy chấm công cho công nhân mỏ cần cảm biến tinh vi hơn

Đối với các công ty tham gia vào công tác thực địa như xây dựng, sản xuất và khai thác mỏ, hệ thống chấm công nhận dạng khuôn mặt là tốt nhất vì chúng giúp khắc phục nhược điểm của máy chấm công mà chúng ta sẽ tìm hiểu tiếp theo.

Hầu hết các hệ thống chấm công hiện đại đều có các tính năng rất mạnh mẽ để theo dõi chấm công và cung cấp dịch vụ quản lý nghỉ phép và bảng lương.

5 Nhược điểm khi sử dụng máy chấm công đời cũ

1. Dễ bị gian lận thời gian như chấm công hộ

Sự đơn giản của máy chấm công thẻ từ tạo cơ hội để lạm dụng hệ thống một cách dễ dàng. Tận dụng máy chấm công của nhân viên, nhân viên có thể yêu cầu đồng nghiệp chấm công thay họ trong trường hợp họ đến muộn hoặc không đến.

Khi điều này xảy ra, công ty đang trả tiền cho công việc mà nhân viên không làm. Việc ăn cắp thời gian như vậy khiến các công ty mất hàng tỷ đồng mỗi năm. Cách duy nhất để ngăn chặn việc chấm công hộ là theo dõi máy chấm công để biết nhân viên vào hay ra.

2. Chi phí liên tục của thẻ chấm công

Không giống như các hệ thống chấm công hiện đại như hệ thống chấm công sinh trắc học nhận dạng khuôn mặt, máy chấm công sử dụng thẻ chấm công. Các công ty cần phải mua thẻ chấm công liên tục. Chi phí này có thể không đáng kể đối với các công ty nhỏ hơn, nhưng chi phí này có thể cao đáng kể đối với các công ty lớn hơn.

3. Lỗi nhập dữ liệu thường gặp

Một nhược điểm đáng kể của máy chấm công là phải di chuyển dữ liệu thủ công sang hệ thống tính lương. Sau khi tất cả dữ liệu thẻ chấm công được máy chấm công thu thập và xử lý, dữ liệu này phải được chia sẻ với phần mềm tính lương để tính lương và nghỉ phép.

Thông thường, cần phải nhập một lượng lớn dữ liệu vào hệ thống tính lương. Đây là lý do tại sao khả năng xảy ra lỗi nhập dữ liệu là quá cao. Vấn đề này đã có thể giải quyết nếu bạn sử dụng phần mềm giải pháp công lương của 3C. Với bộ phần mềm này mọi dữ liệu chấm công và tính lương của nhân sự sẽ được cập nhật, tính toán tự động nhờ công nghệ RPA.

Phần mềm tự động hóa chấm công tính lương cho doanh nghiệp

4. Tính năng quản lý nhân viên hạn chế

Vì máy chấm công chỉ ghi lại và xử lý nhật ký thời gian cho nhân viên, chúng vô dụng ngoài điều đó. Việc thiếu các tính năng báo cáo và phân tích khiến chúng không phù hợp để quản lý nhân viên. Khả năng theo dõi thời gian nghỉ phép của nhân viên theo thời gian, tạo lịch trình, chia sẻ chính sách, v.v. là những tính năng thiết yếu.

5. Chi phí bổ sung để cài đặt phần cứng

Như đã đề cập trước đó, máy chấm công sinh trắc học là các đơn vị Adhoc độc lập; bạn phải lắp đặt phần cứng tại mọi điểm bạn muốn ghi lại sự tham gia của nhân viên. Điều này tốn kém và không khả thi đối với nhân viên làm việc tại hiện trường hoặc các tầng làm việc lớn, nơi nhân viên phân tán.

Nhân viên thực địa cũng không thể đánh dấu sự tham gia của họ bằng các hệ thống này. Họ sẽ chỉ có thể ghi lại sự tham gia vào bảng chấm công và nộp cho người giám sát của họ.

3 Lựa chọn thay thế cho máy chấm công thẻ

1. Hệ thống chấm công vân tay

Đây là hệ thống chấm công phổ biến nhất và sử dụng dữ liệu vân tay để ghi lại sự tham gia. Nhiều tổ chức dựa vào hệ thống chấm công vân tay để quản lý lực lượng lao động của họ vì chúng cung cấp tính bảo mật và tự động hóa tốt hơn so với máy chấm công. Nhưng giống như bất kỳ phương pháp nào khác, phương pháp này không phải là hoàn hảo. Những người lớn tuổi tham gia lao động bằng tay có thể không nhận dạng được dấu vân tay của họ mọi lúc.

2. Hệ thống chấm công dựa trên mống mắt

Hệ thống chấm công dựa trên mống mắt là một trong những phương pháp nhận dạng cá nhân đáng tin cậy nhất trong sinh trắc học. Đây là phương pháp nhận dạng sinh trắc học tự động sử dụng các kỹ thuật nhận dạng mẫu toán học trên hình ảnh video về mống mắt của một mắt. Đây là một trong những hệ thống chấm công chính xác nhất nhưng lại rất tốn kém so với các hệ thống chấm công sinh trắc học khác.

3. Hệ thống chấm công bằng nhận dạng khuôn mặt

Hệ thống chấm công nhận dạng khuôn mặt là công nghệ không tiếp xúc, không cho phép tương tác vật lý giữa người và máy. Hệ thống này sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt để xác định và xác minh một người.

Hệ thống sử dụng các thuật toán tiên tiến có thể định vị khuôn mặt và nhận dạng chúng tự động, do đó không cần bất kỳ sự can thiệp nào của con người. Nhận dạng khuôn mặt giúp theo dõi thời gian của nhân viên dễ dàng và ít tốn kém hơn các hệ thống chấm công khác

Tổng kết

Bạn đã lựa chọn được công nghệ chấm công phù hợp cho doanh nghiệp của mình chưa? Nếu chưa, đừng ngại ngần liên hệ 3C để đội ngũ của chúng tôi kịp thời tư vấn cho bạn nhé.

>> Xem thêm:

Chamcongchuan.com

Hướng dẫn, Tư vấn chọn mua