Máy chấm công sinh trắc học là gì: Hướng dẫn chi tiết

Sử dụng máy chấm công sinh trắc học để theo dõi thời gian và chấm công là điều cần thiết tại công sở. Đây là phương pháp chấm công phổ biến hiện nay vì tính hữu dụng mang lại cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhiệm vụ theo dõi ngày công thường đòi hỏi nhiều công sức đối với cả người sử dụng lao động và người lao động. Cũng có sự gia tăng đáng kể trong tình trạng “chấm công hộ” và gian lận thời gian với các hệ thống chấm công và máy chấm công truyền thống.

Đó là lý do tại sao ngày càng nhiều người sử dụng lao động chuyển sang sử dụng máy chấm công sinh trắc học để theo dõi chuyên cần của nhân viên và tính toán bảng lương. Hệ thống sinh trắc học cung cấp một cách cực kỳ chính xác để theo dõi ngày công của nhân viên và loại bỏ sự phiền phức trong việc tính toán ngày trả lương.

Các máy chấm công sinh trắc học đang chiếm lĩnh thị trường

Nhưng máy chấm công sinh trắc học chính xác là gì? Hãy đọc tiếp để khám phá thêm về cách thức hoạt động của hệ thống sinh trắc học và cách chúng có thể được sử dụng để theo dõi thời gian và chấm công của nhân viên.

Thông tin sinh trắc học là gì?

Thông tin sinh trắc học là dữ liệu hoặc phép đo dựa trên các đặc điểm vật lý hoặc hành vi của một cá nhân, chẳng hạn như dấu vân tay, mắt và giọng nói. Thông tin sinh trắc học thường được sử dụng cho mục đích xác thực vì các đặc điểm sinh trắc học này là duy nhất đối với mỗi cá nhân và không dễ dàng sao chép. Các đặc điểm như khuôn mặt, dấu vân tay hoặc giọng nói của một người đều là duy nhất và gắn liền chặt chẽ với cá nhân đó. Vì vậy, các đặc điểm này là một cách cực kỳ an toàn để xác minh danh tính của một người.

Máy chấm công sinh trắc học hoạt động như thế nào?

Dấu vân tay từ lâu đã được sử dụng như một phương pháp nhận dạng cá nhân duy nhất. Các kỹ thuật sinh trắc học ngày nay chỉ là phần mở rộng của quá trình đó. Thông tin sinh trắc học được sử dụng theo nhiều cách khác ngoài hệ thống chấm công. Nó có thể được sử dụng để khóa két sắt, tài khoản kỹ thuật số và theo dõi hoạt động tội phạm. Công nghệ kỹ thuật số đã tạo ra những cách mới và tinh vi để xác thực mọi người bằng hệ thống sinh trắc học.

Cách cài đặt máy chấm công sinh trắc học

Về mặt chức năng, hệ thống sinh trắc học yêu cầu:

• Một thiết bị đầu vào có mặt tại chỗ. Thiết bị, thường là máy quét hoặc máy ảnh, sẽ thu thập thông tin sinh trắc học cần xác thực.
• Một hệ thống phần mềm có thể dịch thông tin sinh trắc học và xác thực thông tin đó với hồ sơ của người đó. Các thuật toán xử lý hình ảnh có thể thực hiện việc này cực kỳ nhanh chóng và đáng tin cậy.
• Cơ sở dữ liệu về mục đích xác thực thông tin sinh trắc học. Cơ sở dữ liệu cần được xây dựng trước khi hệ thống sinh trắc học có thể hoạt động. Dữ liệu sinh trắc học của mỗi người trước tiên phải được ghi lại sau đó tải lên và đính kèm vào bản ghi trong cơ sở dữ liệu.
• Sinh trắc học đã được sử dụng rộng rãi để xử lý việc nhập cảnh tại các địa điểm an ninh cao, chẳng hạn như sân bay. Tuy nhiên, dữ liệu sinh trắc học không chỉ liên quan đến an ninh. Nó còn giúp cuộc sống của mọi người hiệu quả hơn nhiều. Công nghệ nhận dạng khuôn mặt được tích hợp và sử dụng rộng rãi trong hầu hết các mẫu điện thoại thông minh mới. Và giờ đây, bạn thậm chí có thể mở cửa xe chỉ bằng dấu vân tay. Ngay cả khi bạn quên chìa khóa, bạn cũng không thể vô tình để quên tay ở nhà.

Máy chấm công vân tay là loại máy thông dụng nhất

Máy chấm công sinh trắc học là gì?

Máy chấm công sinh trắc học giúp các công ty theo dõi an toàn số giờ và ca làm việc của nhân viên. Thay vì sử dụng thẻ chìa khóa hoặc mã pin, nhân viên chấm công vào và ra bằng mã định danh sinh trắc học, chẳng hạn như dấu vân tay. Máy chấm công sinh trắc học sử dụng cùng hệ thống mà chúng tôi vừa nêu, vì vậy chúng cần có thiết bị đầu vào, hệ thống phần mềm và cơ sở dữ liệu đã được xác minh.

Để bắt đầu, máy quét hoặc camera cần được lắp đặt tại tất cả các điểm ra vào mà nhân viên sử dụng tại nơi làm việc. Điều quan trọng là phải đảm bảo lắp đặt tỷ lệ thiết bị hợp lý để tránh tình trạng tắc nghẽn và chậm trễ trong giờ cao điểm.

Tiếp theo, hệ thống phần mềm có liên quan cần được cài đặt và đồng bộ hóa với cơ sở dữ liệu nhân viên. Phần mềm sử dụng thuật toán nhận dạng hình ảnh để xử lý nhanh dữ liệu đầu vào từ máy quét và kiểm tra dữ liệu này với dữ liệu sinh trắc học được lưu trữ trên tệp của nhân viên. Chỉ trong vài giây, thời gian làm việc của nhân viên được ghi lại với hệ thống tính lương.

Lợi ích của Hệ thống chấm công sinh trắc học

Sau khi tìm hiểu những kiến ​​thức cơ bản về máy chấm công sinh trắc học và cách thức hoạt động của chúng, đã đến lúc xem xét những lợi ích của hệ thống chấm công sinh trắc học.

1. Loại bỏ tình trạng chấm công hộ người khác và gian lận thời gian

Một vấn đề lớn với hệ thống chấm công truyền thống sử dụng thẻ hoặc mã pin là các đồng nghiệp có thể dễ dàng chấm công thay cho nhau hoặc thậm chí thao túng số giờ làm việc trong ca làm việc. Điều này được gọi là chấm công hộ và nó tạo ra gian lận thời gian. Hệ thống sinh trắc học an toàn hơn nhiều về mặt này vì nhân viên phải tự mình đến và ra để xác thực thời gian trên hệ thống.

Không thể gian lận với hệ thống chấm công thông minh

2. Tiết kiệm thời gian thường dành cho việc nhập dữ liệu thủ công

Một nhược điểm khác của các phương pháp theo dõi chấm công truyền thống là lượng thời gian mà nhóm nhân sự và nhóm tính lương phải mất để xử lý tất cả các hồ sơ đóng dấu thời gian và đối chiếu chúng với hồ sơ nhân viên để đảm bảo trả lương và phúc lợi chính xác. Đây có thể là một quá trình tẻ nhạt và tốn thời gian. Nhưng với hệ thống chấm công sinh trắc học, quá trình này được tự động hóa và hầu hết các nhiệm vụ được hoàn thành theo thời gian thực. Không cần phải xử lý các nhiệm vụ nhập dữ liệu tốn nhiều công sức, nhân viên hành chính của bạn có thể tập trung thời gian vào các công việc có giá trị hơn.

3. Dễ dàng ủy quyền cho nhân viên trên khắp các địa điểm phân tán

Theo dõi sự tham gia có thể đặc biệt khó khăn khi các công ty có nhiều địa điểm trên toàn quốc hoặc các địa điểm luôn thay đổi, chẳng hạn như các công trường xây dựng. Tuy nhiên, với dữ liệu sinh trắc học, bạn có thể dễ dàng theo dõi nhân viên trên nhiều địa điểm và cung cấp cho nhân viên an ninh một cách đảm bảo để xác thực những người mới đến.
Máy chấm công sinh trắc học cũng cho phép bạn điều chỉnh các quy trình chấm công để tuân thủ các quy định của tiểu bang địa phương liên quan đến dữ liệu cá nhân. Ví dụ, máy chấm công sinh trắc học TR500 của Timerack cho phép cả đăng nhập sinh trắc học và nhập mã PIN thủ công. Điều này có nghĩa là hệ thống có thể được triển khai trên toàn quốc, với các quy trình làm thủ tục đăng ký được điều chỉnh khi cần thiết trong các tiểu bang cụ thể.

4. Đơn giản hóa việc chuyển giao ca làm việc

Công việc làm theo ca đôi khi có thể khiến nhân viên phải vội vã chấm công khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc. Có nhiều nhân viên cần quẹt thẻ ID hoặc cắm mã pin có thể gây tắc nghẽn trong quy trình làm việc.

Hệ thống sinh trắc học có thể xử lý dữ liệu nhân viên chỉ trong vài giây, giúp tăng tốc quá trình và tránh tình trạng xếp hàng dài. Trên thực tế, cảm biến vân tay của chúng tôi có thể xử lý nhân viên chỉ trong một giây.

5. Đảm bảo độ chính xác của chấm công

Máy chấm công sinh trắc học giúp bạn đảm bảo tính chính xác của công tác chấm công bằng cách loại bỏ gian lận, rủi ro do lỗi của con người và các kho dữ liệu. Với hồ sơ chấm công được chia sẻ theo thời gian thực trên toàn công ty, mọi phòng ban đều có thể truy cập dữ liệu đáng tin cậy.

Như bạn có thể biết,Luật Lao động có giới hạn về số giờ mà một cá nhân được phép làm việc hợp pháp. Hơn nữa, các quyền lợi an sinh xã hội có thể thay đổi liên quan đến thu nhập của nhân viên. Với hệ thống chấm công sinh trắc học, các hồ sơ này luôn được cập nhật và chính xác, giúp bạn vận hành công ty một cách liền mạch.

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn bắt đầu tận hưởng những lợi ích này, hãy liên hệ với 3C ngay hôm nay để khám phá các giải pháp chấm công sinh trắc học của chúng tôi.

Nhược điểm của Hệ thống chấm công sinh trắc học

Vậy còn những nhược điểm của hệ thống chấm công sinh trắc học thì sao? Nhược điểm chính của hệ thống chấm công sinh trắc học là máy chấm công sinh trắc học sử dụng dữ liệu cá nhân (vân tay, khuôn mặt) để theo dõi năng suất của nhân viên. Người sử dụng lao động có trách nhiệm lớn trong việc giữ bí mật và an toàn cho dữ liệu nhạy cảm này, đặc biệt là với sự gia tăng của các cuộc tấn công mạng vào các công ty.

Tiếp theo là bản thân nhân viên, những người có thể không chào đón máy chấm công sinh trắc học bằng vòng tay rộng mở. Nhân viên làm ca có thể không tin tưởng việc giao dữ liệu sinh trắc học của họ cho công ty. Mặt khác, bộ phận nhân sự và bảng lương có thể lo sợ rằng vai trò của họ sẽ trở nên lỗi thời nếu một số phần công việc của họ được tự động hóa bằng hệ thống mới.

Giao tiếp cởi mở và đào tạo nhân viên sẽ giúp việc triển khai hệ thống mới diễn ra suôn sẻ. Hơn nữa, với các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư cá nhân toàn diện, bạn có thể minh bạch về cách dữ liệu đang được sử dụng và các biện pháp bảo vệ đã được triển khai.

Nhân viên có thể gian lận trong máy chấm công sinh trắc học không?

Nói tóm lại là không.

Để hệ thống xác thực dấu thời gian trong ngày, nhân viên phải có mặt trực tiếp. Hãy tưởng tượng một nhân viên muốn nghỉ sớm một giờ. Với mã pin hoặc chữ ký, về mặt kỹ thuật, một đồng nghiệp có thể chấm công thay cho một nhân viên khác vào cuối ngày. Thường được gọi là chấm công hộ, hoạt động này dẫn đến tăng chi phí cho hơn 75% các công ty tại Hoa Kỳ. Máy quét sinh trắc học chỉ có thể xác thực dấu thời gian khi có mặt đúng nhân viên, không thể truyền dấu vân tay hoặc khuôn mặt theo cùng cách như các phương pháp nhập thủ công.

Máy chấm công sinh trắc học cũng loại bỏ khả năng dữ liệu bị thao túng hoặc nhập không chính xác, bởi nhân viên hoặc nhân viên tính lương. Vì hệ thống hoàn toàn tự động, chỉ những giờ được xác thực bởi hệ thống chấm công sinh trắc học mới được đưa vào bảng lương để xử lý.

Máy chấm công sinh trắc học có hợp pháp không?

Máy chấm công sinh trắc học thực sự hợp pháp, nhưng có những luật cụ thể, nghiêm ngặt quy định cách sử dụng dữ liệu sinh trắc học của người sử dụng lao động. Nếu bạn đang cân nhắc sử dụng hệ thống chấm công sinh trắc học, bạn cần đảm bảo rằng mình nắm rõ những luật sinh trắc học mới nhất và theo dõi mọi luật mới.

Máy chấm công kết hợp tự động hóa: Giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp

Bạn vẫn chưa chắc chắn về lợi ích của máy chấm công sinh trắc học? Vậy hãy liên hệ đội ngũ 3C để được tư vấn thiết bị và phần mềm phù hợp nhất.

Khi công nghệ ngày càng thâm nhập sâu hơn vào cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp của chúng ta, việc sử dụng các hệ thống công nghệ hiệu quả sẽ ngày càng trở nên phổ biến.

Các công ty không theo kịp những phát triển mới có nguy cơ mất đi lợi thế cạnh tranh và khiến nhân viên rời đi với những công việc thủ công tốn nhiều công sức.

Mặc dù việc xử lý dữ liệu sinh trắc học có vẻ là một thách thức khó khăn đối với những người mới làm quen với chủ đề này, máy chấm công sinh trắc học và phần mềm tối ưu sẽ cung cấp một cách cực kỳ đáng tin cậy để quản lý việc chấm công của nhân viên, tự động hóa quá trình xử lý bảng lương và cắt giảm chi phí liên tục trong quá trình này.

Tại sao nên chọn 3C?

Các sản phẩm máy chấm công tại 3C – chamcongchuan.com đều là các sản phẩm chính hãng, giá bán cực tốt trên thị trường. Ngoài ra, khi mua sản phẩm tại 3C, bạn còn nhận được các ưu đãi độc quyền:

• Tặng giải pháp Tự động hóa quản lý nhân sự (Tự động báo cáo công, phép, giờ làm; Tự động tính lương; Quản lý hồ sơ, hợp đồng nhân sự;…)
• Miễn phí cài đặt thiết bị và hướng dẫn sử dụng phần mềm
• Miễn phí đào tạo sử dụng

Nếu vẫn còn hoài nghi về khả năng và dịch vụ độc quyền của 3C, hãy liên hệ ngay với chúng tôi bạn nhé! Lên lịch trình demo được cá nhân hóa và xem hệ thống chấm công sinh trắc học có thể mang lại lợi ích gì cho công ty của bạn.

>> Xem thêm:

• Hướng dẫn cài đặt máy chấm công quản lý nhân sự cho doanh nghiệp
• Máy chấm công tốt nhất trong tầm giá 3 đến 4 triệu đồng

Chamcongchuan.com